Lãnh đạo không phải làm thay tất cả: Nghệ thuật xây dựng đội ngũ tự vận hành

Một người quản lý có thể được đánh giá là rất giỏi vì luôn xuất hiện đúng lúc, giải quyết nhanh mọi sự cố và sẵn sàng làm thay nhân viên khi công việc gặp khó khăn.

Nhưng nếu tình trạng ấy kéo dài, có một câu hỏi cần được đặt ra: đội ngũ đang trưởng thành nhờ người quản lý hay đang ngày càng phụ thuộc vào họ?

Sự khác biệt giữa một người làm việc giỏi và một người lãnh đạo giỏi nằm ở khả năng tạo ra kết quả thông qua người khác, không chỉ ở số lượng vấn đề mà bản thân họ giải quyết được.

Làm thay có thể nhanh hôm nay, nhưng tạo ra sự phụ thuộc ngày mai

Khi nhân viên gặp khó khăn, người quản lý thường có hai lựa chọn: trực tiếp xử lý hoặc hướng dẫn để nhân viên tự tìm ra phương án.

Trong tình huống khẩn cấp, làm thay có thể là lựa chọn cần thiết. Nhưng nếu việc đó trở thành phản xạ thường xuyên, nhân viên sẽ ít có cơ hội rèn luyện khả năng phán đoán và chịu trách nhiệm.

Ngược lại, trao quyền mà không hướng dẫn cũng không phải giải pháp. Nhân viên cần hiểu mục tiêu, tiêu chuẩn chất lượng, phạm vi được quyết định và cách xử lý khi gặp tình huống vượt quá thẩm quyền.

Bốn nền tảng của một đội ngũ tự vận hành

1. Mục tiêu rõ ràng

Mỗi người cần hiểu kết quả cần đạt, lý do công việc quan trọng và tiêu chí để đánh giá thành công.

2. Quyền hạn tương xứng

Nếu nhân viên chịu trách nhiệm về kết quả nhưng không được quyết định những vấn đề cần thiết, công việc sẽ liên tục bị trì hoãn.

3. Năng lực và phản hồi

Trao quyền phải đi cùng huấn luyện, phản hồi cụ thể và cơ hội sửa sai trong giới hạn rủi ro chấp nhận được.

4. Cơ chế phối hợp

Đội ngũ tự vận hành không có nghĩa mỗi người làm việc riêng lẻ. Các thành viên cần biết khi nào phải phối hợp, chia sẻ thông tin hoặc xin hỗ trợ.

Người lãnh đạo cần thay đổi cách đặt câu hỏi

Thay vì luôn đưa ra đáp án, người quản lý có thể hỏi: vấn đề cốt lõi là gì, dữ liệu nào đang có, những phương án nào khả thi và rủi ro của từng phương án ra sao?

Cách đặt câu hỏi này giúp nhân viên phát triển tư duy giải quyết vấn đề. Đồng thời, người quản lý có thể đánh giá chất lượng lập luận thay vì chỉ kiểm tra việc nhân viên có làm đúng chỉ đạo hay không.

Tuy nhiên, không nên áp dụng máy móc. Những quyết định liên quan đến an toàn, pháp lý, tài chính lớn hoặc quyền lợi khách hàng có thể cần quy trình kiểm soát chặt chẽ hơn.

Đo lường năng lực lãnh đạo bằng sự trưởng thành của đội ngũ

Một đội ngũ tốt không phải đội ngũ không bao giờ gặp vấn đề. Đó là đội ngũ nhận diện vấn đề sớm, xử lý trong phạm vi trách nhiệm và biết lúc nào cần báo cáo.

Người lãnh đạo cũng không cần rút khỏi mọi hoạt động. Họ vẫn phải định hướng, kiểm tra các chỉ số quan trọng và can thiệp khi cần thiết.

Nhưng theo thời gian, một phần công việc nên được hoàn thành tốt mà không cần sự can thiệp trực tiếp của họ.

Nếu thành công của một bộ phận chỉ tồn tại khi người quản lý có mặt, đó là dấu hiệu cần xem lại cách phân quyền và phát triển nhân sự.

Lãnh đạo không phải là trở thành người không thể thay thế. Lãnh đạo là giúp những người khác đủ năng lực để đảm nhận trách nhiệm lớn hơn, từ đó tạo ra một tổ chức mạnh hơn chính từng cá nhân trong tổ chức ấy.

Nguyễn Mạnh Hùng